建物の老朽化や入居時の契約、また事業プランの変更により、オフィス移転は付きものです。数人程度の小規模オフィスならばすぐに作業も済むでしょうから何の問題もありませんが、数十人単位の規模になれば、その作業も大がかりなものになります。しっかりとしたプランを立てて、無駄のない手順で進めたいものです。また、進行中の業務にも支障をきたさないようにしなければなりません。

オフィス移転をスムーズに進める手順として、移転に関する手続きを進めるチームを設置することがベストです。オフィス移転には高い計画性としっかりとした管理が必要です。忘れていたでは済まないこともあります。例えば社内・社外への報告です。オフィス移転をすれば住所も変わりますので取引先企業への連絡など、社外への報告が必要です。社内への報告の目的は、全社員へきちんと連絡が行き渡ることです。移転に関して知らなかったということがないようにしましょう。

オフィスには大量の書類があります。この書類を間違いなく移動させるにはきちんとした手順が必要です。違う部署の書類が届いていたというのはよくあることです。これでは業務にも支障をきたしてしまいます。この書類の移動は、簡単そうに見えて実は案外難しいのです。

移転チームの仕事は、計画を立てるだけではありません。移転マニュアルを作成したら、全社員への手順説明会を開くことが望ましいです。会社が説明会を開ける場所を所有していればよいのですが、そうでない場合は場所の手配も必要になります。企業の大小により作業の工程は様々ですが、通常業務のように真剣に取り組む必要がある仕事です。